INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE EMPALME
Este instructivo fue elaborado para el proceso de empalme 2015 – 2016, pero puede ser aplicado para cualquier proceso de empalme de autoridades territoriales, pues, sus contenidos tienen total actualidad.
Con el propósito de “… brindar orientaciones conceptuales, técnicas, metodológicas y normativas, como instrumento para alcanzar mayores niveles de desempeño de las administraciones territoriales, en el desarrollo efectivo de los procesos de empalme de gobierno”, el pasado 14 de septiembre, el Departamento Administrativo de Función Pública publicó en el sitio web SIRVO A MI PAÍS, El Portal de los Servidores Públicos Colombianos, un Instructivo para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2015 – 2016, el cual viene acompañado con los formatos necesarios para ser diligenciados durante el proceso de empalme entre los gobernantes locales salientes y los que resulten electos el próximo 25 de octubre.
El instructivo “… está dirigido tanto a los gobiernos salientes, quienes a través del empalme deben entregar su administración; y a los nuevos mandatarios y sus equipos de gobierno que asumirán la responsabilidad de dirigir sus territorios, para hacer el mejor aprovechamiento de los procesos e información que en su aplicación se genera.”
En esta herramienta se proponen tres fases para el empalme:
Fase I: Esta primera fase está dirigida a la administración saliente y presenta los cuatro primeros pasos para la preparación de insumos para el empalme, los cuales consisten en la conformación de equipo de trabajo y designación de los responsables de empalme, construcción de agenda interna de trabajo, identificación y levantamiento de la información, y elaboración del informe de gestión y recomendaciones a la nueva administración.
Fase II: La segunda fase está dirigida tanto a la administración saliente como a la entrante, y da cuenta de las actividades a realizar para desarrollar un efectivo ejercicio de empalme. En esta línea, el gobierno entrante debe conformar el equipo de trabajo y designar a los responsables de empalme, asimismo se coordinará con el equipo de la administración saliente para la realización de las sesiones de empalme por temas o dependencias, entregas de actas parciales y las sesiones aclaratorias.
Una vez terminadas las sesiones de empalme y las aclaratorias, la administración saliente procederá a la elaboración del acta de entrega y a la convocatoria y realización de una reunión abierta de entrega de gobierno.
Fase III: Esta fase está orientada a la administración entrante, y brinda los lineamientos para la utilización y aprovechamiento efectivo de la información entregada por el gobierno saliente. En este sentido, se brindan orientaciones para el uso estratégico de la información recolectada en el empalme, para lo cual, se precisa emplear la información para resolver las prioridades de los primeros días de la administración entrante, tales como: acciones judiciales pendientes, contratos por vencer, elaboración del nuevo plan de desarrollo, plan de ordenamiento territorial, finanzas territoriales y continuidad de programas estratégicos.
Así mismo, propone la siguiente estructura para el informe de gestión del empalme:
CAPÍTULO 1. GENERALIDADES
1.1. Presentación.
1.2. Estructura organizacional de la entidad.
CAPÍTULO 2. GESTIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO
2.1. Defensa jurídica. (Anexo 1)
2.2. Contractual. (Anexo 2)
2.3. Sistema financiero. (Anexo 3)
2.4. Gestión del talento humano. (Anexo 4)
2.5. Gestión documental y archivo. (Anexo 5)
2.6. Gobierno en línea y sistemas de información. (Anexo 6)
2.7. Seguimiento al banco de proyectos. (Anexo 7)
2.8. Control de la gestión. (Anexo 8)
2.9. Recursos físicos e inventarios. (Anexo 9)
2.10. Transparencia, participación y servicio al ciudadano. (Anexo 10)
2.11. Recomendaciones para la administración entrante.
CAPÍTULO 3. GESTIÓN DEL DESARROLLO TERRITORIAL
3.1. Seguimiento al Plan de Ordenamiento Territorial. (Anexo 11)
3.2. Cumplimiento del Plan de Desarrollo y sectores básicos (Anexo 12)
3.3 Otros sectores y asuntos transversales (Anexo 13)
3.4. Recomendaciones para la administración entrante.
Compartimos con nuestros lectores esta interesante y valiosa herramienta de orientación del proceso de empalme, la cual pueden consultar directamente en el siguiente enlace:
INSTRUCTIVO PARA EL EMPALME – ALCALDES. Formatos para el Empalme de los mandatarios territoriales.
